校属各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》和《湘潭大学档案管理办法》（湘大政发〔2016〕13号）规定，现就做好学校2024年度档案收集整理和移交工作有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2024年1月1日至12月31日期间，校属各单位在本单位工作活动中直接形成的，能反映本单位职能活动的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

（二）往年遗漏的应该归档的重要报告、总结、文件、协议等各类文件材料。

二、归档要求

（一）按年度归档的文件材料

1.各单位档案员将本单位档案材料收集整理完毕，档案馆工作人员对档案材料进行现场验收，交接双方认真核对无误后，进行档案移交。移交单位档案员和档案馆工作人员在移交目录（一式两份，见附件1）上签字并加盖单位公章，各存一份备查。

2.各类文件材料按非涉密文件材料及目录和涉密文件材料及目录分别进行整理。

（1）非涉密文件材料及目录。各单位可直接移交纸质版文件材料及目录，或使用湘潭大学综合档案管理系统在线提交电子版文件材料及目录。

（2）涉密文件材料及目录。按照保密相关规定管理，确保“涉密信息不上网，上网信息不涉密”。

3.移交时间。

请各单位于2025年5月30日之前完成文件材料归档移交工作。

（二）专题性文件材料和教学、基建、设备等类别文件材料

1.2024年度已完成的专题性工作，文件材料请按归档要求于2025年5月30日前移交归档。2024年度暂未完成的专题性工作，其文件材料的移交归档工作请与档案馆协商确定。

2.教学、基建、设备及其他专门文件材料根据业务特点以及归档要求收集整理，须保持档案的成套性、完整性，及时移交档案馆。

（三）各学院部2024年度形成的各种形式、载体的文件材料按照学校档案管理规定做好收集整理和立卷归档工作。相关工作有业务归口的请按业务类型归口到学校相关职能部门，由相关职能部门统一收集整理后移交档案馆；由学院部主办或承办的重大活动、重要会议材料，由各学院部负责收集整理后移交档案馆。

三、其他事项

（一）请各单位高度重视档案工作，建立和完善档案管理工作机制，把档案工作纳入本单位年度工作内容，确保“应收尽收、应归尽归”。各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的督促指导和审核把关，各单位档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，确保归档材料真实、可靠、完整和可用，并按时移交。

（二）各门类文件材料立卷归档工作按照《湘潭大学档案管理办法》规定，遵循业务工作流程，保持文件之间的有机联系，按照文件形成规律进行全面收集整理，所有移交归档的文件材料应为原件，信息填写完整、签字盖章清晰，附件等要素齐全。各单位档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、不漏项。

（三）电子文件应纳入归档范围，各单位在业务活动中形成的电子文件应当与纸质文件材料同步归档。声像类材料（含照片、图片、音视频等）须标明事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素。

（四）凡产生的文件材料涉及多个单位的，由该项工作的主办单位负责文件材料的收集归档，其他相关单位协助提供材料。

（五）为做好档案工作，加强联络沟通，各单位分管档案工作负责人及档案员如有变动，请于2025年5月30日前报送《湘潭大学校属各单位分管档案工作负责人及档案员汇总表》（见附件2），纸质版加盖单位公章，并发送电子版至xddag@xtu.edu.cn。

（六）各单位在文件材料整理归档过程中的业务问题请与档案馆联系，档案馆及时提供业务咨询和技术服务。联系电话：0731-58293044（综合档案管理科），0731-58292811（人事档案管理科）。

档 案 馆

2025年1月8日

附件1-年度档案移交目录

附件2-湘潭大学校属各单位分管档案工作负责人及档案员汇总表