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湘潭大学文书材料归档范围和保管期限规定
发布日期:2014-01-02   字体:    浏览次数:1794

湘潭大学党群、行政和外事类文书材料
归档范围和保管期限规定

第一条 为了正确界定我校党群、行政和外事类文书材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映学校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据国家教委1993年颁布的《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合我校的实际情况,特制订本规定。
第二条 本规定中的文书材料是指我校各职能部门在党群、行政和外事工作活动过程中形成的不同载体的历史记录。
第三条 我校文书材料归档范围是:
(一)反映学校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校工作、国家教育事业和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)学校党群、行政和外事工作活动中形成的在维护国家、学校和师生员工权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级部门(单位)报送的重要文件材料;
(四)其他对学校工作具有查考价值的文件材料。
第四条 我校文书材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本校办理的文件材料,任免、奖惩非本校师生员工的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)学校文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,学校内部互相抄送的文件材料,本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级部门(单位)的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
第五条 凡属学校归档范围的文书材料,必须按有关规定向学校档案馆移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)学校制订的规划性、决策性文件材料;
(二)学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)学校职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)学校机构演变、人事任免等文件材料;
(六)学校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级部门(单位)关于重要业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。
(九)校属各单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括:
(一)学校职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)学校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)学校人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)学校一般性事务管理文件材料;
(五)学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级部门(单位)关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料;
第九条 学校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
学校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十条 学校与其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档,其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十一条 本规定自颁布之日起施行,2005年修订的《湘潭大学档案管理办法》和2001年制订的《湘潭大学文件归档范围和保管期限》中的党群、行政和外事类档案类目设置与保管期限同时废止。

附件:1、《湘潭大学党群类档案保管期限表》;
2、《湘潭大学行政类档案保管期限表》;
3、《湘潭大学外事类档案保管期限表》。

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件1:
湘潭大学党群类档案保管期限表

主要包括上级党组织、党的机关和学校党群部门在党的建设、纪检监察、组织(党校)、宣传、统战、工会、团委、学生思想政治教育、离退休等工作中形成的有保存价值的各种载体的文件材料。
立卷部门:党委办公室、机关党委 (类目代号:DQ11)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级党组织有关党的建设的文件材料
A、需要贯彻执行的方针政策、意见、办法、条例、决定等重要文件材料:省级以上的政策性很强的、或针对性的、或本校人员兼任地方党、政、工、团、民主党派、人大代表、政协等主要职务的 永久
B、其他的、或本校人员兼任社会(如学会、协会等)一般职务的 30年
C、通知、通报、决定等一般性的文件材料 10年
2 本校获上级党委机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市委的、校党委表彰的优秀党员、优秀党务工作者等重要的、综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 本校党代会文件材料
A、 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等 永久


B、 大会提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 30年
C、 参考文件;工作人员名单;工作证、代表证、列席证及选票式样 10年
4 党委会、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记会的会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久
5 校党委上报上级党委的报告、请示及批示、批复
A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告 永久
B、没有批示、批复、或明确答复的请示或报告 10年
6 党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) 永久
7 以党委名义发布的文件(交叉问题分类立卷) 永久
8 校级干部任免的请示、批复、决定、通知及处级干部任免的文件 永久
9 以党委名义召开的工作会议材料 永久
10 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
A、重要的 永久
B、一般性的 30年
11 党委负责人在校内的讲话稿及参加上级召开的会议的发言稿
A、重要的 永久
B、一般的 30年
12 党委大事记 永久
13 党委工作简报:如《湘大情况反映》等 永久
14 党群系统启用印章的文件和印模 永久
15 党群系统重要统计材料 永久
16 以党委办名义下发的文件材料
A、综合性的或重要的 永久
B、一般性的 30年或10年
17 党委保密、秘书工作的有关文件 30年
18 党委各部、委、分党委、总支、直属支部报党委的年度工作计划、总结 永久
19 重要的群众来信来访及处理材料
A、有领导重要批示和处理结果的 永久
B、其他有处理结果的 30年
20 下级党委组织报校党委的报告请示及党委的批复
A、重要的 永久
B、一般的 30年
21 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
A、重要的 永久
B、一般的 30年
22 反映本校党委工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
23 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
立卷部门:纪检监察处 (类目代号:DQ12)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级纪委、监察部门关于纪检、监察工作的文件
A、针对性的或重要法规 永久
B、一般性的 10年
2 获上级纪委监察部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 纪检、监察工作规章制度、管理办法、岗位职责 30年
4 纪检、监察工作计划、总结、决定、报告、综合调查材料及各种统计报表 永久
5 以纪委或监察处名义上报、下发的文件(含请示、批复) 永久
6 学校发生的重大问题的处理文件材料 永久
7 校纪委会议记录、纪要 永久
8 校纪委办公室的会议记录 30年
9 处级以上干部廉政建设民主生活会记录 永久
10 校纪检委员会及总支纪检委员会名单 永久
11 教职员工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交待材料等(个人案卷)
A、大案、要案 永久
B、一般性的案件 30年
12 党员处分、复查材料 30年
13 重要的群众来信来访及处理材料
A、有领导重要批示和有处理结果的 永久
B、其他有处理结果的 30年
14 副科长以上的领导干部廉政档案(办结后移交归档) 30年
15 反映本校纪检、监察工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
16 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

 


立卷部门:党委组织部、党校 (类目代号:DQ13)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于组织(党校)工作的文件
A、针对性的或重要法规 永久
B、一般性的 10年
2 获上级党委组织(党校)部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 组织部、党校工作计划、总结、决定、报告、调查材料、各种统计报表 永久
3 组织开展党员干部教育活动的文件材料
A、 综合性的、重要的 永久
B、一般性的 30年
4 科级干部的任免通知及有关文件材料 永久
5 副处级以上干部名册 永久
6 党校举办各种培训班的计划、名单及其他材料 永久
7 分党委、党总支、直属党支部的改选、增补报告及批复 永久
8 吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的决议、决定 永久
9 组织部、党校规章制度、管理办法、岗位职责 30年
10 党员异动(转入、转出)名册 永久
11 党员名册;各党总支、直属党支部委员会名册 永久
12 落实政策的有关文件材料
A、决议、决定 永久
B、一般性的 30年
13 部务会议记录 30年
14 处级以上干部考察材料 永久
15 干部离休报告、待遇及更改工作时间的文件材料(文件由党委形成的入DQ11)) 永久
16 反映本校组织工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
17 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
立卷部门:党委宣传部 (类目代号:DQ14)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于宣传工作的文件
A、针对性的或重要法规 永久
B、一般执行性的 10年
2 获上级党委宣传部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 本校宣传工作计划、总结、报告及批复、综合汇报材料(含统计报表) 永久
4 国内外反映本校重大活动的剪报、图表、照片、录音、录像材料及文字说明 永久
5 校报(装订本)——入CB12类 永久
6 校党委中心学习组的会议记录、纪要 永久
7 理论学习的决定、计划、总结 E 种宣传教育活动的文件材料
A、重要性的 永久
B、一般性的 30年
8 教职工法制教育的文件材料 30年
9 教职工思想动态及调查材料 30年
10 其它有必要归档的文件材料 视情况而定

 

 

 

 

立卷部门: 学生工作部(处) (类目代号:DQ14)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关学生思想政治工作的文件
A、针对性的或重要法规 永久
B、一般执行性的 10年
2 获上级党委学工系统表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 学生工作处(部)工作计划、总结、报告、请示与批复、统计报表(含本科生考硕统计、就业情况统计等) 永久
4 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久
5 全校学生工作会议文件材料及组织开展各种全校性学生活动的文件材料
A、综合性的、重要的 永久
B、一般性的 30年
6 学生管理的规章制度、管理办法
A、重要的 永久
B、一般的 30年
7 学生思想政治工作典型调查材料、信息和统计
A、综合性的 永久
B、一般性的 30年
8 学生政治工作队伍的选拔、管理文件
A、综合性的重要的 永久
B、一般性的 10年
9 各院系学生工作干部(含副书记、团委干部、辅导员)名单 永久
11 勤工俭学有关材料 30年
12 其它有必要归档的文件材料 视情况而定

 


立卷部门:党委统战部 (类目代号:DQ15)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于统战工作的文件
A、针对性的、或要执行的重要法规 永久
B、一般执行性的 10年
2 获上级党委统战部门表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级以上的、市委的、校党委表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 统战部工作计划、总结、报告及批复 永久
4 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 永久
5 各级人大代表、政协委员和上级民主党派组织领导人员名单(册)及审批材料 永久
6 民主党派人士任职的文件材料 永久
7 民主党派成员和负责人名册及有关材料 永久
8 侨务对象、台胞、台属名册 永久
9 统战工作重要会议记录 永久
10 本单位规章制度、管理办法、岗位职责 30年
11 台、港、澳和侨务工作材料
A、重要的 永久
B、一般性的 30年
12 反映本校统战工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
13 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

 

 

 

立卷部门:校工会 (类目代号:DQ16)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关工会工作的文件
A、针对性的、或要执行的重要法规 永久
B、一般要执行性的 10年
2 获上级工会表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、校级以上表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的、学校工会表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 以工会名义上报、下发的文件(含请示、批复) 永久
4 校教代会、工代会文件材料
A、 教代会、工代会通知、报告,议程、决议、领导讲话、大会发言稿及有关声像材料;大会主席团成员、代表名单;候选人登记表和情况介绍;选举办法、选举结果和上级批复 永久
B、 大会提案及办理情况 30年
5 校工会工作计划、总结、决定、各种统计报表 永久
6 校工会委员会会议记录、纪要 30年
7 基层工会干部名册 30年
8 会员名册 30年
9 工会组织大型文体活动的文件材料(含教工运动会材料及竞赛记录、结果等) 30年
10 劳保困难补助办法、规定;福利工作材料、财务报表 30年
11 反映女工工作、家属工作的文件材料(家属委员会的材料入此) 30年
12 处分会员的有关材料 30年
13 反映本校工会工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
14 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

 

 

立卷部门:校团委 (类目代号:DQ17)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于共青团、学联的工作文件
A、针对性的或要执行的重要法规 永久
B、一般执行性的 10年
2 获上级共青团、学联表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、团中央、学联,省、市、校团委表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 以团委名义上报、下发的文件 永久
4 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言稿和大会通过的文件) 永久
5 本校学代会、研代会文件材料(同上) 永久
6 校团委工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表 永久
7 校团委规章制度 30年
8 团干部名单、团员名册 永久
9 团委会记录、纪要 30年
10 团委工作典型调查材料 30年
11 处分团员的材料及复查材料 30年
12 批准入团、离团的材料及名单 30年
13 学生会的文件材料 长期
A、干部名单、工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表 永久
B、学生会规章制度 30年
C、一般性的 10年
14 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长期
15 研究生会文件材料 长期
A、干部名单、工作计划、总结、报告、请示及批复、章程及统计报表 永久
B、规章制度等重要的 30年
C、一般性的 10年
16 团委牵头进行的重大活动的有关材料(含组织的大型文体活动) 30年
17 社会实践、社团活动有关材料 30年
18 反映本校团委工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
19 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

 


立卷部门: 离退休办 (类目代号:DQ18)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关老龄、老干、离退休工作及关心下一代工委会工作文件
A、针对性的或重要法规 永久、
B、一般性的 10年
2 获上级表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省、市、校党委表彰的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 老龄、老干工作、离退休办及关工委工作计划、报告、总结、请示、批复 永久
4 老龄、老干、离退休、关工委的规章制度、管理办法、岗位职责 10年
5 离、退休人员增减情况统计表 永久
6 离、退休教职工的花名册 永久
7 老龄、老干、离退休、关工委、协会组织开展的活动材料 10年
8 反映本校老龄、老干、离退休及关心下一代工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
9 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
立卷部门:各分院党委、党总支、直属支部(自存)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关党建工作文件 
A、针对性的或重要法规 永久
B、一般性的 10年
2 工作计划、总结、会议记录 永久
3 重要报告、经验介绍、调查材料和统计表 30年
4 建党工作及有关材料 30年
5 改选各党总支、直属支部、支部的报告、决议、选举结果和党委批复 永久
6 发展党员的文件材料 永久
7 党员表彰、奖励的有关材料 30年
8 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
附件2:
湘潭大学行政类档案保管期限表

主要包括上级行政机关和学校行政部门在行政综合管理、人事、审计、武装、保卫、后勤、图书、档案、高教研究、网络管理等工作中形成的有保存价值的各种载体的文件材料。
立卷部门: 校长办公室 (类目代号:XZ11)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关高校行政管理的综合性文件材料
A、针对性的及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、通知、通报、决定等一般性的 10年
2 以学校名义发布的文件(交叉问题分类立卷) 永久
3 处级以上行政干部任免的文件(归入DQ11类) 永久
4 《湘大工作》等学校工作简报、信息、动态等 永久
5 校领导在学校大会上的讲话稿和参加校外会议的发言稿
A、重要的 永久
B、一般的 30年
6 全校性的规章制度、管理办法 永久
7 学校年度、学期工作计划、报告、总结、年报、综合统计 永久
8 学校综合评估材料 永久
9 学校向上级的请示与批复
A、有批示、批复、或明确答复并实施了的请示或报告 永久
B、没有批示、批复、或明确答复的请示或报告 重要的 30年
一般的 10年
10 同级、下级单位的来函、请示、报告及学校的复函、批示、批复(分类立卷)
A、 重要业务问题的 永久
B、 一般的 30年
11 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久
12 全校性工作会议、表彰会、座谈会文件
A、请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道 永久
B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
13 以本校为主联合召开的会议文件材料
A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、报道 永久
B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年
14 本校协办联合召开的会议文件材料
A、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
B、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
15 校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要 永久
16 校领导参加全国、全省重要会议的文件材料 30年
17 代表学校参加全国、全省性会议的典型发言、经验介绍
A、重要的 永久
B、一般的 30年
18 省级以上主要领导同志或重要人物的批注,修改、签字的文件 永久
19 省级以上领导及市政府主要领导视察本校的讲话、报告、题词、照片、录像和录音带
A、重要的 永久
B、一般的 30年
20 学校统计年鉴、年鉴、历史沿革、情况介绍 永久
21 本校大事记 永久
22 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久
23 学校启用印章的文件及印模、作废公章 永久
24 本校与其他高校合作办学的合同、协议、会议材料等文件材料
A、重要的 永久
B、一般的 30年


25 董事会的合同、协议、会议材料等文件材料
A、重要的 永久
B、一般的 10年
26 校史工作材料 永久
27 校庆工作材料
A、重要的 永久
B、一般的 30年
28 校友工作材料
A、重要的 永久
B、一般的 10年
29 校长办的工作计划、总结及岗位职责 30年
30 以校长办公室名义发布的文件
A、综合性的或重要的 永久
B、一般的 30年或10年
31 学校与外单位的合同书、协议书、往来函件等文件材料
A、重要的 永久
B、一般的 30年
32 本校发生的重大问题的处理文件材料 永久
33 上级行政机关发给我校的奖状、锦旗、光荣册、纪念品等实物或照片及个人获奖证书的复印件

A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
34 来信来访及处理材料
A、有领导重要批示和处理结果的 永久
B、其他有处理结果的 30年
35 区人民代表大会选举工作及各种普查工作形成的文件材料 30年
36 反映本校行政工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等 永久
37 院、系、所、中心工作计划、报告、总结 永久

38 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件
A、重要的 30年
B、一般的 10年

39 院、系、所、中心、馆与国内单位协作的材料
A、重要的 30年
B、一般的 10年
40 学校、校办一般事务性的通知 10年
41 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

立卷部门:校长办公室 (类目代号:XZ15)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 电话站管理的合同、协议、承包方案等文件材料
A、重要的 30年
B、一般的 10年

 

 

 

立卷部门: 人事处 (类目代号:XZ12)
1、人事处综合材料 (类目代号:XZ12.11)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 本校人事工作规章制度、管理办法、岗位职责 30年
2 人事处工作计划、总结、报告、处务会议题呈报单 永久
3 群众来信来访及处理材料
A、重要的 30年
B、一般的 10年
4 反映本校人事工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年
5 其他有必要归档的文件材料 视情况而定


2、人事科 (类目代号:XZ12.12)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于机构设置、职能配置和人员编制等工作的文件材料
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 30年
2 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的优秀教师、优秀教务工作者等重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
3 处分教职工(初级职称以下)的材料和复查、撤销处分的文件材料
A、受警告(不含)以上处分的 永久
B、受警告以下处分的 30年
4 教职工年度考核表(一式二份分别入干部人事档案和专业技术档案)、考核结果的统计表 永久
5 教职工的录用、招聘、调入、复员转业军人安置的转移行政关系介绍信、商调函等有关文件材料 永久
6 教职工调出的转移行政关系的介绍信、存根、离校手续单等有关文件材料 永久
7 关于机构、编制规划、计划等报告及上级的批复 永久
8 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久
9 人事处权限内的干部任免文件材料(根据我校目前的情况归入DQ13类) 永久
10 高级知识分子办理医疗证人员名册(以前产生过的文件材料) 30年
11 教职工援外、支援边远地区材料 30年
12 教职工校内调动、转编材料 永久
13 教职工退职、离职的文件材料 永久
14 选留、接收各类毕业生的文件材料 永久
15 人事工作统计报表(我校入XZ12.11) 永久
16 教职工名册(我校入XZ12.11) 永久
17 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
3、劳资科 (类目代号:XZ12.13)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于劳资方面的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 30年
2 劳资统计报表(我校入XZ12.11) 永久
3 教职工工资变动、起、停、扣发、补发的通知、名册等文件材料、 永久
4 教职工转正定级的报告、批复、名单、审批表、总结等文件材料 永久
5 使用临时工有关材料 30年
6 教职工工伤、评残的文件材料 永久
7 职工养老保险的文件材料 永久
8 教职工停薪留职、离岗退养的合同、协议等文件材料 永久
9 教职工退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 永久
10 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

4、师资科 (类目代号:XZ12.14)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于师资、专家、职称评定、出国(境)人员工作的文件材料
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 30年
2 师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知、通报 永久
3 教职工评定、聘任专业技术职称文件材料
A、专业技术职称批文(含审批表等)、名册 永久
B、组织专业技术职称评委名册、评审程序等材料 10年
5 各类专家、省级青年骨干教师的有关材料 永久
6 教职工在职攻读硕士研究生、博士研究生和博士后以及以同等学力申请学位的报告、协议、审批表等 永久
7 教研室、研究室正副主任名册 30年
8 访问学者、教师进修计划、安排、总结、成绩登记册、毕业证、结业证登记册、协议等文件材料 永久
9 出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件) 永久
10 出国人员名册  永久
11 出国(境)讲学、研究人员有关材料 30年
12 出国(境)人员的公证书、协议书 30年
13 出国(境)人员考察、访问材料 10年
14 出国(境)探亲人员的有关材料 10年
15 参加国际比赛的有关材料
A、获奖的 永久
B、其他的 30年
16 教师业务考核材料 30年
17 聘请跨校院士、特聘教授、兼职教授、名誉教授的协议、审批表 永久
18 高级专家延长退休年龄的审批表 30年
19 研究生“三助”的有关材料 30年
20 博士后科研流动站工作的有关文件材料(我校入XZ12.11) 永久
21 教职工获政府特殊津贴的文件及证书复印件(我校入XZ12.11) 永久
22 其他有必要归档的文件材料 视情况而定


立卷部门: 审计处 (类目代号:XZ13)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于审计工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 审计处规章制度、管理办法、岗位职责 30年
3 审计处工作计划、总结、情况反映、综合汇报材料 永久
4 审计工作统计年报及重要报表 永久
5 审计项目、情况、结论及请示、批复
A、重要的 永久
B、一般的 30年
6 反映本校审计工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年
7 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
8 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

立卷部门: 学工处(武装部、军选办) (类目代号:XZ14)
序号 类  目  名  称 保管期限

1 上级关于武装、军训、人防、民兵等工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 武装部工作计划、总结、调查报告 30年
3 军训计划、总结、名册 永久
4 统计年报及重要报表 永久
5 武装部职责范围内的规章制度、管理办法、岗位职责 30年
6 军事课教学计划、教学大纲 30年
7 学校人防工作的文件材料 30年
8 有关征兵工作的文件材料 30年
9 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) 永久
10 防汛工作文件材料(含上级、本校的) 30年
11 军区下发的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
12 军选办上报、下发的文件(含请求、批复等) 30年
13 军选办工作计划、总结、职责、管理条例、办法等 30年
14 国防生名册、国防奖学金对象名册、统计报表 永久
15 直接输送国防毕业生的名册、追踪调查表 永久
16 国防生招生宣传的有关计划等文件材料 30年
17 国防生军事课教学、军政训练计划、教学大纲 30年
18 国防生报 30年
19 反映本校武装、军训、人防、民兵和国防生工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年
20 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
21 军事课及国防生军事课考试试题 10年
22 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
立卷部门: 保卫部(处) (类目代号:XZ18)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关公安保卫、消防工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 保卫处工作计划、总结、调查材料 永久
3 有关公安保卫、消防工作上报的报告、请示及批复 永久
4 保卫处规章制度、管理办法、职责范围 30年
5 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
6 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 永久
7 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 永久
8 学校要害、重点部位的安全、消防工作 30年
9 学校安全措施和隐患解决方案 30年
10 全校治安、保卫、消防安全负责人员名册 30年
11 保卫工作简报(含定稿) 30年
12 出国(境)人员的政审材料(登记表、报告、审批手续等) 30年
13 以保卫处名义上报、下发的文件(含请示、批复) 30年
14 反映本校公安保卫、消防工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年
15 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

立卷部门:后勤与产业管理处 (类目代号:XZ15)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关水电、绿化、爱国卫生、医疗等总务后勤工作的文件材料
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 本处关于各项工作管理的规章制度、管理办法 30年
3 本处工作计划、总结、调查材料、统计报表 永久
4 本处上报、下发的文件(含请示、批复) 30年
5 本处与宏观管理单位签订的合同、协议
A、重要的 30年
B、一般的 10年
6 本处与有关单位的往来函件
A、重要的 30年
B、一般的 10年
7 防震、三废治理的文件材料 30年
8 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件材料 30年
9 煤、水、电供需情况统计表 永久
10 校园绿化工作的文件材料 30年
11 液化气供需情况统计表、供应协议书 30年
12 本校计划生育工作的计划、总结、统计年报表及领取独生子女证名册等文件材料 永久
13 伙食工作的有关文件材料 10年
14 招待所管理工作的合同、协议、承包方案等文件材料 30年
15 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
16 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

(1)医院(谁主管谁负责) (类目代号:XZ15)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 师生员工健康状况调查材料及统计表(医院) 永久
2 重大医疗事故的检查报告(医院) 30年
3 建立师生员工的病历档案(医院保存,定期接受学校档案部门的监督检查) 30年

(2)汽车队(谁主管谁负责) (类目代号:XZ15)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 车队固定资产的卡片、帐本、统计表 永久
2 车辆的全套随车技术文件(图纸、说明书、操作规程合格证等) 30年
3 车辆的运行、使用、检修、事故记录及处理 30年
4 行车事故的调查及处理材料 30年

 

 

 

(3)劳动服务公司 (谁主管谁负责) (类目代号:XZ15) 
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关就业安置的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 工作计划、总结、汇报材料 30年
3 规章制度、管理办法 30年
4 经营承包合同、协议
A、重要的 30年
B、一般的 10年
5 待业青年安排情况统计表 30年
6 与外单位的往来函件、合同、协议
A、重要的 30年
B、一般的 10年
7 公司经济效益统计年报 30年
8 所属企业注册、申报、营业的审批材料 30年
(4)房管科(谁主管谁负责) (类目代号:XZ15)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关房改工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
3 与有关单位签订的合同、协议等文件材料
A、重要的 永久
B、一般的 30年
4 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久
5 职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表及职工住房申请等文件材料 30年


立卷部门:档案馆 (类目代号:XZ16) 
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级关于档案工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 学校档案工作计划、总结 永久
3 档案工作规章制度、管理办法、岗位职责 30年
4 学校档案概况、发展规划、统计及统计年报表 永久
5 档案销毁清册 永久
6 档案馆指南、全宗介绍 永久
7 档案检索工具、档案编研资料 永久
8 全省档案工作协作组会议文件材料 30年
9 反映本校档案工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年
10 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
11 其他有必要归档的文件材料 视情况而定

立卷部门:图书馆 (类目代号:XZ16)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关图书工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 图书馆工作计划、报告、总结 永久
3 图书馆规章制度、管理办法、岗位职责及综合汇报材料 30年
4 图书概 E 录、统计及统计年报 永久
5 图书馆设备、图书添置计划、批复 永久
6 与外单位的重要往来函件、合同协议
A、重要的 30年
B、一般的 10年
7 反映本校图书馆工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年
8 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
9 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
                       
 立卷部门:网络与信息管理中心 (类目代号:XZ21)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关网络信息工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 网络信息工作计划、总结、统计报表及全校网络化建设规划 永久
3 网络工作规章制度、管理办法、岗位职责 30年
4 学校网页 永久
5 反映本校网络信息管理工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年
6 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
7 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
                        
立卷部门:高等教育研究所 (类目代号:XZ19)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关高等教育研究工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 高等教育研究工作计划、总结 永久
3 本校高等教育调研报告、评估、政策研究等文件材料 永久
4 高校信息文件材料 10年
5 高等教育研究课题申报、评审、结题材料 永久
6 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
7 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
                   

立卷部门:各院、系、所、教学部、中心(自存)
序号 类  目  名  称 保管期限
1 本单位的工作计划、总结 永久
2 本单位会议记录、纪要、简报 永久
3 开展各种学术活动的文件材料 30年
4 与国内单位协作的文件材料、协议书
A、重要的 30年
B、一般的 10年
5 统计年报及重要资料 永久
6 上级与本单位有关的文件 
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 30年或10年
附件3:
湘潭大学外事类档案保管期限表

主要包括外事综合管理和学校聘请的外籍专家、教师来校任教、外国留学生来校进修、学习及学校与国外大学校际交流等活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料。
立卷部门:国际交流处 (类目代号:WS) 
序号 类  目  名  称 保管期限
1 上级有关外事工作的文件
A、针对性及重要执行性的方针、政策、意见、办法、规定等 永久
B、一般的 10年
2 外事工作工作计划、总结、统计报表 永久
3 学校重大外事活动中形成的主要文件材料及声像材料 永久
学校在外事活动中形成的一般文件材料及声像材料 30年
4 学校外事工作的规章制度、管理办法 永久
5 外事工作会议材料 30年
6 上级邀请外籍人士的计划、合同、纪要、备忘录
A、重要的 永久
B、一般的 30年
7 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文字、声像材料 30年
8 聘请外籍教师、专家来校讲学的报告、批复及有关材料    永久
9 外籍教师、专家来校讲学的讲稿、教材  永久
10 上级关于外籍人士来校进修、短期培训的批复和文件材料 30年
11 外籍人士来校进修、培训的计划、名单等 30年
12 来校参加国际比赛、竞赛的文件材料
A、获奖的 永久
B、其他的 30年
13 中外合作校际交流协议、合同、纪要、备忘录 永久
14 国际校际交流的报告、请示及批件 永久
15 国际合作项目的申请报告、批件 永久
16 国际合作项目中本校完成的项目、成果、论文等材料  永久
17 国际合作项目中国外单位完成的项目、成果、论文等材料 30年
18 授予外籍人士名誉称号的材料  永久
19 双方互赠的礼品、纪念品
A、重要的 永久
B、一般的 30年
20 参加国际会议的有关文件材料 10年
21 录取外国留学生审批材料 永久
22 外国留学生学籍登记表、学籍卡片 永久
23 教学计划、教学大纲、安排 30年
24 留学生学习情况、成绩、评语 永久
25 学位论文及学位证书复印件 永久
26 留学生名册 永久
27 留学生的奖惩材料 30年
28 学生去向及有关材料 30年
29 反映本校外事工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等
A、重要的 永久
B、一般的 10年


30 本校获上级行政机关表彰的文件、证书、光荣册、照片等材料的原件及个人获奖证书的复印件
A、省级及省机关以上的、市政府的、校行政表彰的重要的综合性的 永久
B、省级以上机关单项表彰的 30年
C、市级、校级单项表彰的 10年
31 其他有必要归档的文件材料 视情况而定
以上由产生外事文件材料的各单位立卷归档。