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湘潭大学归档文件整理方法
发布日期:2014-01-02   字体:    浏览次数:1955
湘潭大学归档文件的整理方法
国家档案局发布的《归档文件整理规则》于2001年1月1日起实施。从"简化整理、深化检索"出发,对归档文件整理工作的许多环节进行了调整和简化。这是我国文书立卷的一项重大改革,打破我国传统的文件整理方法,我们应当积极稳妥地搞好这次改革。
过去多年来我们都是按照"六个特征""四分四注意"等方法进行立卷的,适应了当时手工管理需要。随着机关办公自动化程度的提高,对文书立卷进行改革势在必行。改革的基本内容是:
1、取消案卷的概念,实行文件级管理,免除了繁琐、复杂的组卷过程。
2、界定""的概念时,从检索的实际需要及简化整理工作出发,规定"正本与定稿为一件,来文与复文可为一件"
3、分类方法选定为年度、机构(问题)、保管期限三种,并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。
4、装订以"件"为单位进行,对装订材料不做统一规定。
5、文件排列方法强调按事由(即问题)排列,时间、重要程度等作为参考因素,可根据实际情况选用。
6、归档章的位置不限于首页右角上,首页上端任意空白均可;同时对归档章项目加以调整,只保留检索必备项目。为了整齐美观,我校原则上规定归档章的位置置于首页上端中间的空白处。
7、取消案卷、卷内文件两级目录,只编以""为单位的归档文件目录。
8、无需编页号,目录中改设"页数"项。我校按照湖南省档案局的规定,凡永久、长期的文件均编页号
9、归档文件直接装盒保管。
10、无需撰写案卷题名和填写案卷封面,只需填写盒脊。
11、档案盒的设置有了较大变化。封面只设"全宗名称"项,取消了"类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号"等项目:盒脊取消"目录号、案卷号"项,保留"全宗号、年度"项,增设"保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号"项。
通过对上述环节的调整,简化了档案整理环节,减少了档案人员的工作量。同时,又提高了档案行政管理部门对专兼职档案员进行业务指导和培训的工作效率。
归档文件的整理比传统的文书立卷程序简化了,具体分六步进行。
第一步 分  类
    《规则》中的分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有体系的过程。
分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归档等具体内容。
一、   选择分类方法
《规则》中选择的分类方法有以下三种:
(一)年度分类法
年度分类法,就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种方法。具体操作时,以下几种情况需要注意:
1、文件有多个时间特征。
一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度。没有落款时间,可根据发文日期归于所属年度。《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法,对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。
2、跨年度形成的文件。
机关单位的某些具体职能活动,如召开会议,处理案件等等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档,分类时也都归入办结年度。比如(1)跨年度的会议材料,统一归在闭幕年;(2)跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;(3)跨年度的请示与批复,可以归在批复年,也可以归入相应年度,但应在各自"归档文件目录"备注栏内加以说明,为了归档的统一性,我校规定:同一年度的请示与批复归在一起,不同年度的请示与批复归在不同年度,但要在"归档文件目录"的备注栏内加以说明;(4)回顾纪念性文件,归入定稿或发表年;(5)法规性文件,归入公布的年度;(6)跨年度的计划归开始年;(7)跨年度的总结归最后一年,等等。
3、几份文件作为一件时,""的日期。
按照《规则》规定,正本与定稿、原件与复制件、同一年度的来文与复文等也可作为一件,这时判定""的日期,应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准;来文与复文为一件,以复文为准;单一问题的多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的,可标起止时间。
4、落款日期的文件要标注日期。
此类情况见于内部文件(也叫白头文件),需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考评和推断文件的准确日期或近似日期,并据以按年度合理归类。
5、专门年度的分类方法。
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的,如教学、科研年度等,采用年度分类法时,对这部分工作中形成的文件,就按照专门年度进行分类。如1995年与19951996学年归入同一类(可以归入1995年或1996年,确定后先后要一致)。
6、临时机构(如"三讲办""普查办"等),存在时间不长(即两年以内),文件材料又比较少,工作虽然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作结束年度归档,如果每年文件数量较多,亦可分散在各个年度内归档。
(二)问题(职能类别)分类法
为了保持高校档案实体分类的一致性,我校仍然根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》的要求,采用问题(职能类别)分类法。
问题(职能类别)分类法,就是按照文件形成的领域范畴对归档文件分类,这种分类法的实质就是根据本单位内部机构的职能性质来设置类别,例如,将党群部门形成的文件归为"党群类",行政部门形成的文件归为"行政类",教学部门形成的文件归为"教学类",科研部门形成的文件归为"科研类",等等。同时,为了利用方便,在十个一级类目下面又设置了二级类目,如,将党委和党委办形成的文件归为"党务综合类",纪委会、监察室形成的归档文件归为"纪检监察类",等等(见后面的分类表)。值得注意的是,交叉问题的文件材料归入主要职能部门所在类别。
(三)按保管期限分类
按保管期限分类,就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用这种方法,能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来,使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施,同时,为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。
保管期限的划分,原则上按国家档案局、国家教委1994年颁布的保管期限表,制定出本单位档案保管期限表。
1、定为永久(50年以上)保管,主要包括:
1本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示、报告、总结、综合统计报表;机构演变、机关领导人任免等文件材料。
2同本机关产生的重要文件材料有密切联系的上级和下级机关的重要文件,上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。
3)本机关批转下级报送的重要的具有特特殊意义的文件材料。
2、定为长期(1550年左右)保管,主要包括:
1)本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介绍信、工资关系等)。
2)直属上级机关下发的属于机关主管业务,或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务,并需要贯彻执行的一般性文件材料。
3)下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。
3、定为短期(15年以下)保管,主要包括:
1)本机关一般事务性的文件材料。
2)上级机关和同级机关颁发的非主管业务但需要参照执行的文件材料。
3)下级机关报送的一般性的文件材料。
根据本单位的保管期限表,对当年文件材料进行分类时应注意以下几点:
第一、原则上不要将不同保管期限的文件混在一起;
第二、应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限(如政发文件等);
第三、一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则;
第四、本机关转发上级的业务文件,没有提出具体意见的打印件作短期。
国家档案局正在修定新的保管期限表,将原来永久、长期、短期三种改为永久、定期二种,在定期内又划分为50年、40年、30年、15年、5年五个层次。在新标准尚未颁布前按老标准执行。一旦新标准出台后,各立档单位应对本机关原有保管期限表进行调整。
根据《规则》要求,从2001年开始,强调同一事由的文件,可以将上级(针对性的或要执行性的)、本级(或同级)和下级的文件,按照不同的保存价值组合在一起。同一保管期限内的文件排列时,可将上级文件排在前面,本级和下级文件材料排在后面。但在具体操作中,取以下二种方法灵活运用。
第一、上、下级文件不多时,可以按事由与本级合并归档。上级文件:针对性的定为永久,执行性的定为长期。比如作永久保存的文件有:
本级机关的请示、上级的批复;
上级针对本机关的指示、通报、调查报告、批转等文件;
上级领导针对立档单位所作的报告、讲话;
上级直接针对立档单位所发的计划、经费指标分配文件;
涉及到立档单位机构设置、干部、职工离退休、录用、转正、定级、调资、任免、奖惩、职称等文件。
第二、上级文件(指需要贯彻执行的业务文件)和下级文件(如年度工作总结、报表、名册等)较多时,可继续借鉴过去好的作法,将上、下级文件与本级,单独组合在一起,按级依次排列。
我校在实际操作中,是按同一年度、同一职能类别的归档文件材料,分不同的保管期限进行分类。
二、制定分类方案
在机关档案部门的实际工作中,当归档文件数量较多时,单纯采用一种分类方法的情况是不够的,较多的是将几种分类方法结合使用,称之为复式分类法。《规则》提出的年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法,可以组合成八种复式分类法。我校是采用年度-问题(职能类别)-保管期限分类法。
年度-问题-保管期限分类法,是先将归档文件按年度分类,每个年度下按问题分类,再在问题下面按保管期限分类。此种分类方案为:
1995年:党群类………永久、长期、短期
行政类………永久、长期、短期
1996年:党群类………永久、长期、短期
   行政类………永久、长期、短期
分类方案是进行分类工作的依据,因此应保持相对稳定,以使分类体系具有连续性,便于查找利用。若情况发生了变化,确需要调整时,最好从一个新的阶段开始,不要将己整理好归档文件打乱重整,或者与原方案交叉进行,以免引起分类体系的混乱。此外,对分类方案的调整情况,应在全宗介绍中说明。
第二步 装  订
归档文件材料修整完毕,需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,以防文件丢失,便于归档后保管和利用。
一、装订前,对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处己被磨损的文件,进行修补和托裱。
二、复制字迹模糊或易褪变的文件。目前,一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档。复印时,墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印。
三、对某些特殊超大的纸张(报表、图样等)需要加以折叠,折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。取齐右边和下沿。此外,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。
四、去除易锈蚀的金属物。如订书钉、曲别针等。但对于15年以内、无需移交进馆的文件可以不拆钉。
五、装订时,正本在前,定稿在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后,再将""内各页按一定的方式对齐,便于日后翻阅利用。一般来说,采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐;采用线装的,对齐右边和下沿。
六、选择装订方式和用品
目前常用的装订方式除传统的线装(三孔一线)外,还包括以下几种:
(一)可用细线装订。一般用于每件页数较多的文件。
(二)变形材料。如钢夹、塑料夹等,使用这种装订方法简单,但对材料必须有较高要求。金属制品,如不锈钢夹、燕尾夹等,必须采用优质不锈钢制品。而且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件,谨慎使用,塑料制品则必须有足够的强度,以免年久断裂。要注意,使用金属装订材料的归档文件材料,不能使用微波设备进行消毒。否则,可能引起火灾。
(三)缝纫机扎边。这种方式对于单份文件中页数不多时比较适合。但针脚不能过密。
(四)无酸纸封套。即使用60克左右无酸纸制成的右上侧开口的封套,将归档文件以件为单位夹装其中。封套上可以印制归档章,方便整理工作,而且利用时能起到保护档案的作用。但使用无酸纸制封套会增加档案的厚度,占用存贮空间,因此一般只适用于永久档案。
在同一机关档案部门,单一的装订方式往往不能满足装订工作的需要,而是需配合使用几种装订方式,但要有利于保护与利用。
第三步 排  列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》中规定:"在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。"这里的"最低一级类目",例如按照"年度-问题-保管期限"分类,"保管期限"即为最低一级类目。事由可根据范围的大小来确定。
具体方法有:
一、同一事由内的归档文件排列。即一个作者,一个问题(即同一事由)的文件,就按时间先后顺序排列。例如财务管理工作文件、工会工作文件等。
二、不同事由的归档文件排列。
1、按不同事由形成时间先后排列,所谓事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件,按其办结时间的先后顺序排列,而不考虑其他因素。这种方法比较简单。更适用于实行"随办随归"的机关。如一个作者,几个问题的文件,首先按问题后按时间排列。
2、按事由的重要程度排列,将主要职能或重要活动形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面。例如会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件排在前面,其它文件排在后面。又如综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面,其它材料排在后面。
3、按事由具有的共同属性分别集中排列。
1)一个事由,几个作者,先按作者,再按时间排列。例如人事工作文件,可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件集中到一起。
2)一个事由,几个地区,可先按地区,再按时间排列。例如基层上报的工作总结、统计、年报和名册等。
3)非诉讼案件材料,按决定(或批复)──报告──调查旁证──个人交待材料等顺序排列。
4、以""作为保管单位的各文本和稿本的排列见《实施细则》第十五条。
5、对具有保存价值,且又没有及时归档的零散文件,其排列办法:一是将零散文件排列在相应类别归档文件的最后,并在归档文件目录备注栏中加以说明。二是与相关的某件归档文件装成一件,并在归档文件目录备注栏中加上说明。
第四步 编  号
归档文件编号,是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号,使归档文件在全宗中的位置得以确定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时实体存取提供了条件。
一、归档章的项目
(一)全宗号:是档案馆(室)给立档单位编制的代码。也就是说,是档案馆(室)对其接收范围内各立档单位所编的代号(此处,校属各单位不要填写)。
(二)年度:是指归档文件的形成年度,即形成和处理归档文件的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2001年,不能简化写成"01"
(三)保管期限:是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时,按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限。归档文件保管期限为永久、长期、短期。可简称为""""""
(四)件号:即归档文件的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。
 1、室编件号
件号由各立档单位承担。它是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。
以采用"年度--职能类别──保管期限"进行分类为例,室编件号应在同一年度、同一职能类别、同一个保管期限内从"1"开始编一个流水号。例如2001年党委办公室形成的DQ11类永久、长期、短期3个保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号,即永久的从"1"开始编一个流水件号,长期的从"1"开始编一个流水件号,短期的从"1"开始编一个流水件号。
2、档案馆编件号
馆编件号的设置主要是为与档案馆(或综合档案室)衔接的需要。各级档案室的永久、长期档案移交进馆(或综合档案室)时,由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整,如将部分档案抽出、补入等等,使目录中的件号出现断号、跳号等现象,从而增加了档案馆(或综合档案室)管理工作难度,因此有必要重新编件号。《规则》中预先设置了档案馆编件号项,并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置,供需要时直接填写,而不必重新盖档号章或更换档案号,这一措施充分体现了《规则》的兼容性,也使《规则》更具操作性。
《规则》对馆编件号的编制方法未作要求。在具体操作时注意以下二点:
1)档案调整不大,档案馆(室)则直接以室编件号进馆后使用的件号,只在目录相应处注明断号、跳号等情况即可,而无须重编馆件号。
2)如果档案调整比较大,则要重编件号,定为"馆编件号"
由于存在以上情形,因此《规则》对馆编件号只提出"按进馆要求编制",具体则交由各级档案馆在档案接收进馆标准中加以规定。
需要强调的是,由于归档文件整理以""为基本单位,件号也应逐""编制,以保证归档文件目录的完整,反映全宗内归档文件的全貌。有的单位为了一时省事,有可能将同事由的多个文件只编一个件号,这样即使借用计算机,也可能使某些归档文件成为无法查找的死档,并且对档案统计工作也会造成不利的影响。
(五)盒 号
盒号,即档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号和馆编盒号,分别在归档文件整理和移交进馆时编制。由于高校档案部门是集中统一保管利用本校各门类档案的部门,因此,凡应移交学校档案部门归档的档案,其盒号由馆(或综合档案部门)编制;凡应由各院、系、教学部保存的档案,其盒号由各院、系、教学部编制。
盒号的编制方法为:在分类方案的某一级类目内,按档案盒上架排列后的顺序流水编制。具体来说,就是按3种保管期限排列编号。即"永久"一个流水号,"长期"一个流水号,"短期"一个流水号。3个流水号都从"1"开始标注,可以按年度断号,也可以4位数为限几年一断号(即从999开始断号)。采用这种编号方法,可以保持与原来传统的排列编号方法的一致性。
二、盖归档章的具体要求:
(一)归档章的位置。一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置;如果领导批示或收文章等占用上述位置,可将归档章盖在其它空白位置,但以上端为宜。
(二)填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水等。也可用铅字盖印或打号机打号。有条件的单位,还可以将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。
(三)改进盖归档章的方法。搞好两个结合:一是与机关内外收发文程序结合,在收文尚未流转、办理前,就由收发部门在文件的首页加盖空白归档章,可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。二是与推行文书处理部门归档制度结合,每一个部门可以按照要求自行配置一套归档章,每形成一份文件,就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章,这样,可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度。
在搞好前四步工作基础上,不要急于编目,还应注意搞好复查定盒,它是保证文件归档质量的必要措施。复查的内容如下:
第一、文件收集是否齐全完整(注意发现漏收、重份等问题);
第二、年度是否分清(注意跨年度文件的补收);
第三、盒内文件排列是否合理(注意密不可分的文件有无人为分开);
第四、归档文件保管期限划分是否准确(注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象);
第五、一个事由(或问题)的文件是否集中(注意有无夹杂其它内容)。
第五步 编  目
《规则》中的编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一,也是其它各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录,实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化,为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
编目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐件编制目录,以系统、全面的揭示归档文件的全貌。
一、归档文件目录的项目
(一)件号:填写室编件号
(二)责任者:是制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,而不是承办、办理或撰写该文件的组织机构名称。责任者一般应按文件照录。责任者可写通用(正规)的简称,而不能使用"本部""本处""本单位"等含义不明的简称。联合发文有三个以下责任者的,一般应同时标出,责任者过多时可适当省略,但本单位必须抄录,以体现"以我为主"的精神。
(三)文号:即文件的发文字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机关的代字、年度、顺序号组成。可竖3排照实填写。文号填写时一定要照实抄录,要全、要齐。文号栏内不得填写刊物名称、期次、会期或文件材料的件次。可将上述内容填写在题名栏内。
(四)题名:即文件标题。它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征,是归档文件内容的起点。一般应照实抄录。文件题名较长的可填写二、三行不等。如果没有标题或标题不能全面揭示文件的内容,应根据文件内容重新拟定或补充标题,并在新拟或补充标题之外加"[ ]"号,以示与原有的标题区别。具体内容见《实施细则》的第三十二条。
1、会议记录可作为一件,但应将每次会议的期次、时间、主要内容填写在目录上。
2、文件标题按原标题写,一般应照实抄录,不要随意改动和简化,标题字数较多的第一行应空两格。
3、有主标题和副标题的,主标题可以代替副标题的后者可以不写。
4、无标题的有四种情形的变通处理方法:一是文件标题是"通知"或是"便函"一类的,可根据文件内容重新拟写标题;二是批转性文件只反映字号的,也应根据文件内容重新拟定标题;三是针对性文件标题,如干部任免,只填写针对本机关的人名。四是标题相同的,如工作计划、总结和报表不能打省略号。
(五)日期:即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一,反映文件产生的时代背景,是查找档案的常用途径。以8位阿拉伯数字标注,如20010909。没有落款时间,可填写发文日期,或加以考证并填写。
文件"年月日",只要在同一年代的文件,每张文件目录第一格写全称,填写时可省略年、月、日三个汉字,只填写阿拉伯数字。即填为两行如: 2001 0909
没有日期的也有四种情形的变通处理方法:一是会议文件按会期;二是年报表当年12月或第二年元月(如有专业年度的填写专业年度时间);三是培训班形成的文件材料按办班时间;四是使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等,只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。
(六)页数
页数项填写一件的总页数,用于统计和核对。《规则》对要不要重新编文件页号未作具体要求。我校根据湖南省档案局的统一要求,对永久、长期保存的档案都要编页号。短期的档案可以不编页号。
计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页,空白页不计。大张文件或图表的折叠页,一张只能计一页。来文与复文、正本与定稿、收文处理单与文件等作为一件时,统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
编页号可以固定文件的位置,便于统计和查找。实际操作上还是编页号的好。具体方法:
1)以文件"自然件"为单位,按页次顺序编流水号,一般为每页编一个号。
2)两面有字的两面编号,正面编在右下角,背面编在左下角。
3)印刷件,能利用原页号的可不再编号。只有底稿接着编号。
4)基建图纸采用手风琴式折叠法,每张编一个号。
5)一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件(如行政介绍信、组织与工资关系、学籍卡、照片等),以原件为对象,每张编一个号,不要错编在衬垫纸上。
(七)备注
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括缺损、修改、补充、移出、销毁,等等。
1、只有请示没有批复的,注明缺批复。
2、只有复印件缺原件的行文,也应注明缺原件。
3、上级机关名义起草的行文,底稿交上级机关归档,本级只留打印件,也可注明交××机关存档的字样。不须说明的空着不填。
二、编目的几点要求
1、归档文件目录纸幅面尺寸采用国际A4型(长×宽为297mm × 210mm)。
2、每张目录横栏为10格或12格(A4型:12格;16开:10格)。每格一般只要求填写一份文件。特殊文件(如附件或有副题名等)可填用2栏。
3、永久和长期保存的文件,文件目录要打印三套,其中一套随文件入盒;一套随归档文件届时向档案馆(或综合档案室)移交;一套应根据分类方案作目录汇编装订成册留用,以备查找。作短期保存的文件,目录只要求打印一份入盒,也可以抄写。
4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、问题 (职能类别)等项目,其中全宗名称填写时应使用全称或规范的简称。
为了便于查找,可在归档文件目录右上角增加1个自选项,即归档整理部门(机构)。
第六步 装  盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分,装盒这一环节除了其中一些技术操作外,同样应该体现出归档文件系统化的结果。因此,在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
一、装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。装盒的具体要求有三条:(一)不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒(2年以内临时机构按结束年归档的除外)。(二)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。(三)分问题(职能类别)的情况下,不同职能部门形成的归档文件不应放入同一档案盒(交叉问题除外)。即使某些职能部门形成的归档文件数量少,装不满时,也不宜将其混入其它档案盒,而应通过使用不同厚度的档案盒(或软卷皮)来解决。
装盒时还应注意二点:一是视其文件的多少选择档案盒厚度。二是档案盒只是归档文件的装具,不具备保管单位的作用。因此,并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内,只须按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后,依次装入下一盒即可。
二、档案盒格式与填写
(一)档案盒的规格
档案盒外形尺寸为长310mm,宽220mm的长方体,厚度一般为20mm30mm40mm,也可以根据需要设置其它尺寸的厚度。档案盒必须符合《规则》要求。
(二)档案盒封面
档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称),下加双横线。一般全宗名称要求使用橡皮条章盖印(或使用电脑打印)。
(三)档案盒盒脊的项目
档案盒盒脊应根据摆放方式的不同(即竖放与横放),在盒脊或底边设置检索项,包括以下六项:
1、全宗号:即立档单位全部档案的总称,它是由当地国家综合档案馆确定的。暂未确定的可空着不填。
2、年度:应填写档案的形成年度。并填写全称,如2001
3、保管期限:应填写全称,如"永久"
4、问题(职能类别):如"党务综合""行政综合""人事"等。
5、起止件号:即填写盒内第一份和最后一份文件的件号,中间用"──"号。6、盒号:即档案盒的排列顺序号。就我校而言,就是将各个门类档案的同
一年度、同一保管期限、同一盒内的文件编一个盒排流水号。
在上述项目填写时,凡涉及到阿拉伯数字项(如全宗号、年度、起止件号、盒号等)一律用铅笔或木刻字盖印:其它项基本上涉及到汉字,用木刻章或铅字盖印。盖印的颜色统一为黑色,或用毛笔填写。并要求书写工整,字迹醒目。
(四)档号标签的填写,见《实施细则》的第四十一条。
(五)备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。它是学校档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。
备考表上设置的项目包括以下几个方面:
1、盒内文件情况说明:包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时,如某份文件须说明的内容较复杂,目录备注项中填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加"*"号标示。
2、整理人:填写负责整理归档的人员姓名,以明确责任。由学校档案部门集中立卷的填写学校档案部门负责立卷的档案员的名字;由职能部门立卷的则填写职能部门负责立卷的兼职档案员的名字。
3、检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。由综合档案室集中立卷的,检查人填写综合档案室负责人姓名。由职能部门立卷的,检查人填写职能部门负责人的姓名。学校推行部门立卷归档制度,综合档案室必须对各职能部门的文件归档情况进行监督检查。
4、日期:填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期,也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。
归档文件在学校档案部门保存阶段内如有变动情况,档案人员应随时在备考表中注明,以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。   
            20021220