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湘潭大学人事档案与干部信息管理暂行规定
发布日期:2013-12-19   字体:    浏览次数:3699
湘大政发[2006]7
为加强我校人事档案与干部信息管理工作,确保人事档案与干部信息的准确、完整、规范,根据湖南省委组织部《关于进一步加强全省干部档案工作的意见》(湘组〔200638号)和《湖南省组织系统2006——2010年信息化建设规划》(湘组〔200639号)及上级机关其他有关文件精神,结合学校实际情况,制定本规定。
一、人事档案与干部信息工作的管理体制及范围
1、学校人事档案与干部信息工作实行集中统一管理。在校党委、行政领导下,由档案馆具体组织实施,其业务工作接受党委组织部、人事处的领导和湖南省委组织部干部信息管理处的指导与监督。
2、人事档案管理工作包括在职干部档案、在职工人档案、离退休人员(干部、工人)档案、死亡人员档案,以及专业技术档案材料的收集、整理、保管、保密、利用、转递、鉴别、统计等工作。
3、干部人事信息管理工作,主要包括人员基本信息、职务信息、职级信息、专业技术任职资格信息、学历信息、学位信息、工资信息、简历信息、离退休信息,家庭成员及社会关系信息、住址通信信息,多媒体信息、党员党籍(含中共党员、民主党派)信息等的录入、维护、鉴定、保密、利用、转递等工作。
二、人事档案管理工作
(一)人事档案材料的移交归档
1、校属各人事档案材料形成部门要明确专人为人事档案材料移交联络员(必须为中共正式党员),建立并完善移交归档制度。
2、人事档案应自教职工来校报到之日起30天之内,由人事部门移交档案馆人事档案管理科。校属各形成人事档案材料的部门,在材料形成之日起15天之内向干部人事档案管理部门移交归档,并填写一式两份《移交人事档案材料登记表》(一份交人事档案管理科,一份由移交人事档案材料部门自行保存)。
3、人事档案材料必须由组织送交,由本人送交的一律拒收。送交的人事档案材料必须真实准确、完整齐全、文字清晰、对象明确、手续完备。
4、归档人事档案材料用纸规格为16开(260×190㎜),且必须用黑色墨水或蓝黑墨水笔书写。
5、对无故或有意不移交人事档案材料甚至丢失人事档案材料的,应对相关责任人给予批评教育或纪律处分。
(二)人事档案的查(借)阅利用
1、校属各单位查(借)阅干部人事档案应填写《查(借)阅干部档案审批表》,由单位负责人或组织人事干事(2名中共党员)按照有关规定办理审批手续后方可查(借)阅;不得越级查(借)阅。
2、我校人事档案,除公安部门调查取证外,一般不对外提供查阅。外单位因工作须查阅人事档案,应经学校相关职能部门批准方可查阅。查阅程序按上一款规定办理。
3、在查阅档案过程中,只允许查阅批准查阅的内容;查阅单位或个人需要摘抄、复制档案内容的,必须经档案管理单位同意后才能摘抄、复制。档案管理单位人员,要根据有关规定,确定是否提供以及提供材料的范围。
4、查(借)阅档案的单位或个人,必须严格遵守保密制度和有关规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容,违犯者应视情节轻重,予以批评教育甚至纪律处分;属于假公济私者,按违反《中华人民共和国档案法》处理。
5、任何个人不得查(借)阅本人及其直系亲属的档案。
6、除人员死亡撰写生平材料需要外,人事档案一般不外借;确因特殊工作需要必须借出使用时,要经档案管理单位负责人批准,限3天内归还,借用期间不得擅自转借其他单位或个人。如有特殊情况需延期归还的,应办理续借手续。
(三)人事档案的转递
1、人事档案的转递包括人事档案的转进和转出。转递人事档案和档案材料,必须做到及时、完整、准确、安全、保密。
2、职工工作调动,人事档案管理科凭人事处“发放档案通知单”,在10日内办理档案转递手续。
3、人事档案应通过机要交通转递,不准由本人及其亲属自带或邮寄。
4、对于转出档案或档案材料,人事档案管理科应填写《档案转递通知单》,并随档案一并寄出,寄出档案时在封口处加盖公章或贴密封签。
5、转进的档案经核对无误后,在回执上签名盖章,及时退回回执;转出的档案,逾期1个月未退回执的,及时予以催收。
6、对已出现的“无头档案”,及时通知人事部门认真查找。如确系查不到人员下落,又有保存价值的档案或档案材料,由人事档案管理部门代为保管。
(四)人事档案的鉴定与信息审核
1、人事档案的鉴定贯穿整个人事档案工作始终。人事档案工作人员应努力学习人事档案鉴定的原则和方法,积极开展人事档案的鉴定工作。
2、对教职工的出生日期、参加工作日期、入党日期,学历学位等重要信息进行审核时,由组织部、人事处、档案馆联合组织进行。
3、凡拟提拨任职的干部档案材料,均应送人事档案管理科进行业务性审核。
三、干部信息管理工作
1、人事档案管理科要有专人负责干部信息工作。各单位要明确1名中共正式党员为干部信息联络员(机关由办公室主任或秘书担任,各学院由组织人事干事担任)。
2、干部人事信息管理人员要严格执行有关文件政策的规定,以档案原始材料为依据,认真做好干部人事信息的录入、维护、利用和保密工作,确保干部人事信息的真实、准确、安全。
3、各单位要按照档案馆人事档案管理科的要求,组织本单位职工认真填写有关干部人事信息材料,并及时将有关信息的变更情况报送人事档案管理科。
4、凡教职工干部职务、职称易动,人事易动(人员调入、调出、校内异动)等,党委组织部、人事处的干部信息联络员必须及时将有关信息报送档案馆人事档案管理科,以确保干部人事信息的及时与完整。
5、《通用组织干部人事管理信息系统》原则上只为党委组织部、人事处提供干部信息服务。凡科级以上职务易动所需《干部任免审批表》(双面表、单面表)的有关表格信息必须源于《通用组织干部人事管理信息系统》及相关业务管理子系统,实现“一口井”打水,确保数据一致性。
四、对于违反本规定,给工作造成损失的,由学校相关部门给予批评教育直至纪律处分,情节严重的追究法律责任。
五、本规定自印发之日起执行。
六、本规定由档案馆负责解释。